POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales, ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa los lineamientos generales en esta materia:

Datos Generales

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales es aplicable a los datos personales objeto de Tratamiento por Alfaomega Colombiana S.A, identificado con Nit: 830.011.857-3, con sede principal en la Calle 62 # 20-46 en la ciudad de Bogotá, propietaria de la marca registrada Alpha Editorial, quien actúa en calidad de responsable y de encargada del Tratamiento de Datos Personales.

En este sentido, Alfaomega Colombiana S.A., se hace responsable del Tratamiento de Datos personales cuando por sí misma decida sobre las bases de datos y el Tratamiento de los datos contenidos en ellas, como en el caso de los datos correspondientes a nuestros trabajadores, personal vinculado a nuestros clientes empresariales o personas naturales que de manera directa adquieran nuestros productos y/o servicios a través de cualquiera de nuestros canales de atención. En este caso, Alfaomega Colombiana S.A., está en la obligación de obtener la autorización de parte del titular para el tratamiento de sus datos personales y de las demás obligaciones que en tal calidad le asigne la Ley.

Contacto: A través de cualquiera de los canales de Atención al Cliente que Alfaomega Colombiana S.A tiene dispuestos, correo electrónico: consumidor@alpha-editorial.com, o comunicarse al teléfono P.B.X (57-1) 7460102 ext. 115.

  1. Política del Tratamiento de los Datos

A través de esta política, ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles expeditos de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que administra.

La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A, como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención, trata la información de todas las personas que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla la entidad hayan suministrado datos personales (en adelante “Titular del dato”).

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A. El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones.

ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A se encarga directamente del tratamiento de los Datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A exige al Encargado la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

Lo anterior, teniendo como sustento lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010, 1377 de 2013, como lo estipulado en las demás disposiciones legales complementarias.

Al final del presente documento, se encuentra el Procedimiento de Tratamiento y Protección de Datos Personales de ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A para su consulta.

  1. Finalidad del Tratamiento de Datos

La autorización para el tratamiento de sus datos personales permite a ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A, recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, para efectos de cumplir con las siguientes finalidades:

(1) validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de conocimiento del cliente aplicable a ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A, (2) adelantar las acciones de cobro y de recuperación de cartera, (3) el tratamiento de los datos personales protegidos por nuestro ordenamiento jurídico, (4) el tratamiento y protección de los datos de contacto (direcciones de correo físico, electrónico, redes sociales y teléfono).

El alcance de la autorización comprende la facultad para que el ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A le envíe mensajes con contenidos institucionales, notificaciones, y demás información relativa al portafolio de servicios a través de correo electrónico y/o mensajes de texto al teléfono móvil.

  1. Derechos del titular de los datos personales (Artículo 8º de la Ley 1581 de 2012)

Se informa al Titular del dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen, que a continuación se enlistan y que ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A, los garantiza a través del cumplimiento de los procedimientos definidos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Entidad. Este derecho se puede ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Entidad cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la     ley 1581 de 2012;
  • Ser informado por la Entidad, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento la Entidad o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

  1. 1 Para ejercer estos derechos usted debe tener en cuenta la siguiente información:

  1. Para consulta de datos personales, solicitud de la autorización o de información sobre el uso dado a los datos, usted puede realizar la consulta por escrito y de manera presencial en las Oficinas del ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A. La consulta debe ser a través de comunicación dirigida a nombre del ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A, con el nombre completo del titular, la descripción de la consulta, la dirección de residencia y el teléfono de contacto.

Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

  1. Para presentar una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos, o para presentar reclamo por presunto incumplimiento de los deberes del ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A relacionados con la Protección de Datos, usted puede realizar la solicitud por escrito y de manera presencial en las Oficinas correspondientes.  La solicitud o reclamo debe realizarse a través de comunicación dirigida a nombre del ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A, con el nombre completo del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo, la dirección de residencia, el teléfono de contacto y se deben anexar los documentos que se quiera hacer valer.

Si la solicitud o reclamo resulta incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo del reclamo completo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. Seguridad de la información

El ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A está comprometido en efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa.

Para este fin, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.

Además, ha implementado un sistema perimetral de seguridad “Firewall” y detección de intrusos proactivos de primer nivel para mantener salvaguardada la información de nuestros clientes y terceros. Permanentemente se realiza monitoreo al sistema a través de análisis de vulnerabilidades.

El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para los empleados y colaboradores. Todos los funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.

La información personal suministrada por los usuarios de los diferentes portales del ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A, está asegurada por una clave de acceso a la cual sólo el Usuario puede acceder y que sólo él conoce; el Usuario es el único responsable del manejo de dicha clave. ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A no tiene acceso ni conoce la referida clave, todas las claves de usuarios se encuentran encriptadas.

Para mayor seguridad, ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A recomienda a los usuarios de nuestros portales el cambio periódico de su contraseña de ingreso. Como es del conocimiento público, ninguna transmisión por Internet es absolutamente segura ni puede garantizarse dicho extremo, el Usuario asume el hipotético riesgo que ello implica, el cual acepta y conoce. Es responsabilidad del usuario tener todos los controles de seguridad en sus equipos o redes privadas para su navegación hacia nuestros portales.

Así mismo, ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A puede utilizar cookies para identificar la navegación del usuario por los portales. Estas cookies no proporcionan ni permiten identificar los datos personales de cada usuario. Los usuarios pueden configurar su navegador para la notificación y rechazo de las mismas sin que esto interfiera en el acceso del usuario a los portales.

ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A ha implementado todos los mecanismos de seguridad vigentes en el mercado acordes con sus productos. Además, ha desplegado una serie de documentos y actividades a nivel interno para garantizar el correcto funcionamiento de los esquemas de seguridad técnica; no obstante, a pesar de la debida diligencia adoptada, ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulento por parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento.

Los presentes lineamientos son aplicables de cumplimento obligatorio para los portales Web propiedad de ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A, y de aquellos que a futuro se adquieran o se desarrollen.

  1. Almacenamiento de sus datos personales

ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A solicita los datos necesarios para el registro de clientes, proveedores y empleados, así como aquella requerida por el gobierno para el proceso de facturación y pago. En algunos casos, puede solicitar información adicional y sensible la cual es de libre y voluntaria entrega por parte del titular del dato.

Una vez suministrados sus datos personales, de manera voluntaria y libre, a través del registro en nuestros portales Web, entre otros, los mismos son almacenados en la base de datos pertinente de acuerdo al servicio o producto adquirido. Las bases de datos se encuentran detrás de un firewall para mayor seguridad y los servidores en los que reposan las bases de datos están protegidos físicamente en un lugar seguro. Sólo personal autorizado que ha firmado acuerdos de confidencialidad de la información puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros clientes y/o usuarios.

  1. Modificaciones a las Políticas de Tratamiento de Datos Personales

ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente políticas de tratamiento de datos personales.

El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la misma.

  1. Revelación de la información

El titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara conocer que ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A, puede suministrar esta información a las entidades vinculadas y aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente, acepta que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.

  1. Vigencia de la Política de tratamiento de datos personales

La política del tratamiento de datos personales rige a partir del 18 de octubre de 2016 y tendrá vigencia indefinida hasta que se realice una nueva modificación.

  1. Atención de consultas y reclamos

Para la recepción de consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, puede comunicarse a través de cualquiera de los canales de Atención al Cliente que ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A tiene dispuestos y se atenderán en los tiempos establecidos en el artículo 16 de la Ley 1266 de 2008, artículos 14, 15 y 16 de la Ley 581 de 2012 y demás normas que las regulen.

  1. Procedimientos:

Los Titulares podrán ejercer ante Alfaomega los derechos descritos  anteriormente, a través de tres procedimientos:

  1. Procedimiento de consulta.
  2. Procedimiento de reclamo para la actualización, corrección o supresión de datos personales.
  3. Procedimiento para revocar la autorización de Tratamiento de Datos.

  1. Área responsable:

Atención al cliente o la dependencia que haga sus veces, como la persona encargada de tramitar los procedimientos señalados en precedencia, dependiendo del tipo de solicitud.

Canal de atención:

El canal de atención para los procedimientos señalados es a través del correo electrónico consumidor@alpha-editorial.com o solicitud enviada físicamente a la Calle 62 Nº. 20-46. Barrio San Luis, Bogotá – Colombia.

  1. Requisitos de la solicitud:

El reclamo deberá estar acompañado de la siguiente información:

  1. Identificación y domicilio del Titular.
  2. Identificación clara de los datos sobre los que recae el reclamo.
  3. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
  4. Dirección o correo electrónico del reclamante.
  5. Documentos que se quieran hacer valer como pruebas de la reclamación.
    Cuando el reclamo esté incompleto ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que allegue la información faltante. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, y el solicitante no presenta la información requerida, se entiende desistido el reclamo.

Si ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A recibe un reclamo y no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en el transcurso máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

  1. Modificaciones a la política de datos personales:

ALFAOMEGA COLOMBIANA S.A se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente políticas de tratamiento de datos personales.

El uso continuo de los servicios o no desvinculación de estos por el titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de esta.

  1. Aviso de Privacidad

Alfaomega Colombiana S.A; en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, es responsable del tratamiento de sus datos personales.

Los datos personales que Alfaomega Colombiana S.A. solicita serán utilizados para los siguientes fines:

Sus datos personales serán incluidos en una base de datos y serán utilizados de manera directa o a través de terceros designados, entre otras, y de manera meramente enunciativa para las siguientes finalidades directas e indirectas relacionadas con el objeto y propósitos de Alfaomega Colombiana S.A.

  1. Lograr una eficiente comunicación relacionada con sus productos y servicios, o los que representa, y demás actividades relacionadas con el objeto propio de la compañía.
  2. Informar sobre nuevos productos y/o servicios que estén relacionados con los ofrecidos o que tenga Alfaomega Colombiana S.A.
  3. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros contratistas, contratantes, clientes, proveedores, y empleados.
  4. Informar sobre cambios de los servicios de Alfaomega Colombiana S.A
  5. Evaluar la calidad del servicio, y realizar estudios internos sobre hábitos de consumo de los servicios y productos ofrecidos por Alfaomega Colombiana S.A.
  6. Establecer comunicación entre Alfaomega Colombiana S.A. y los destinatarios para cualquier propósito relacionado con ofertas publicitarias y mercadeo electrónico de cualquier producto o servicio de Alfaomega Colombiana S.A. o de terceros.
  7. Analizar, monitorear, estudiar y analizar la información de la Base de Datos para mantener, aumentar y mejorar los servicios ofrecidos por Alfaomega Colombiana S.A.
  8. Suministrar a los clientes de Alfaomega Colombiana S. A los datos personales de los Destinatarios que se hubieren registrado para los eventos o campañas publicitarias de dichos clientes.
  9. Reportar a los clientes los hábitos de apertura, reenvío, supresión de sus piezas publicitarias.
  10. Suministrar a las autoridades competentes la información que sea requerida en cumplimiento de las leyes, regulaciones o procesos judiciales o administrativos.
  11. Prevenir problemas técnicos y detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de Alfaomega Colombiana S.A. o de otros.
  12. Ceder, mover, trasladar o modificar la titularidad de la Base de Datos a otras sociedades o personas jurídicas en caso de reorganización empresarial.
  13. Delegar a terceros, en calidad de encargados, los tratamientos descritos, dentro de Colombia o fuera de ella.
  14. Proteger los derechos de propiedad intelectual de Alfaomega Colombiana S.A, de los destinatarios, y de los clientes de Alfaomega Colombiana S.A.
  15. Responder a requerimientos de los destinatarios, confirmar su asistencia a eventos, confirmación de información, presentación de propuestas, confirmación de datos y facturación de servicios.

Como titular de información tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales y, sólo en los casos en que sea procedente, a suprimirlos o revocar la autorización otorgada para su tratamiento.

Si desea presentar una consulta, reclamo o petición de información relacionada con la protección de datos personales puede ingresar a la página web de Alfaomega Colombiana S.A. A través de cualquiera de los canales de Atención al Cliente que Alfaomega Colombiana S.A tiene dispuestos, correo electrónico: consumidor@alpha-editorial.com, o comunicarse al teléfono P.B.X (57-1) 7460102 ext. 115.